Reseña basada en el trabajo de grado:
| Las empresas que hacen parte del GRUPO EMPRESARIAL COOMEVA |
El mejoramiento y automatización del proceso de selección y contratación fue posible gracias a la implementación de la metodología BPM. Eso lo evidencian Yanneth Bermudez y Luz Adriana Zuluaga en su trabajo de grado realizado en 2007 en la Universidad ICESI, en en que estas Administradoras de Empresa de la Universidad del Valle, exponen sus resultados tras implementar un “plan piloto” de metodología BPM en un pequeño pero importante proceso que afecta a todo el grupo de empresas del Grupo Empresarial COOMEVA, la selección y contratación de personal.
En este trabajo, las administradoras se valen de datos recolectados previamente y de datos resultantes después de la implementación BPM, para comprobar su hipótesis de que los tiempos de espera y costos asociados en el proceso de Selección y Contratación de Personal en “Coomeva Servicios Adminsitrativos” serían reducidos, y que con una inversión inicial alta en tecnología y capacitación, los resultados beneficiosos a largo plazo harían que valga la pena la adoptación de BPM en otras áreas y empresas del Grupo Empresarial COOMEVA. Se escoge implementarlo en este proceso de “Coomeva Servicios Adminstrativos”, pues esta división tiene responsabilidades de la selección y contratación de personal de varias empresas del grupo COOMEVA.
Primero se describe la situación inicial del proceso (SIN BPM), con muchas fallas y procesos demorados. Zuluaga y Bermudez describen algunos problemas identificados ellas en su trabajo de campo: A lo largo del proceso que existían más de cuatro formatos físicos, que podían extraviarse y llenarse erróneamente, y que potencialmente podrían generar demoras en el proceso e insatisfacción de los clientes del proceso. Además ciertas actividades contratadas con terceros, como evaluaciones psicotécnicas, visitas domiciliarias, eran muy susceptibles a demorar y no cumplir con los tiempos establecidos para su ejecución. La lentitud en algunos subprocesos relacionados con la docmentación necesaria para ordenar un remplazo, por ejemplo, eran también fatales: “Recibíamos solicitud para cubrir las vacaciones del personal y primero se reintegraba el funcionario antes de llegar su reemplazo”.
Tras realizar un análisis minusioso de todos los subprocesos, actores, y documentación concerniente a cada proceso, las autoras del trabajo de grado plantean ciertas soluciones con base en una implementación de BPM, pues constatan que este la implementación de este enfoque es viable de acuerdo al estado actual del proceso conflictivo, y de acuerdo a la cultura organizacional y el software que ya se maneja en COOMEVA CSA. Antes de poner a andar su plan de solución, ellas han desarrollado etapas fundamentales de BPM aplicadas al caso en cuestión: Descripción de procesos, e Identificación de roles, (entre otras) que les permiten identificar en que etapas del flujo de proceso se evidencian: Actividades que no agregaban valor, Actividades de control, Puntos de mejora, “Cuellos de botella” y otros puntos críticos para hacer un análisis más profundo con índices, posteriormente.
Finalmente, después de implementado el enfoque BPM, los indicadores que el software arroja, muestran una notable mejoría en tiempos de procesos, y esto, de acuerdo con la descripción de BPM de las autoras: sirve como un indicador indirecto de reducción de costos administrativos. Algunas mejorías significativas fueron: la reducción del tiempo en la requisición del personal, desde tres días, a unos cuantos minutos, pues el documento de requisición ya no debe ir de Cali a Tuluá, sino que es enviado por correo electrónico interno. Por otro lado la búsqueda de documentos de archivo se reduce sustancialmente, pues todo queda en un repositorio digital. La pérdida de documentos deja de ser un problema, la digitalización evita esto. Y la trazabilidad de los documentos se aumenta notoriamente, y gracias al software especializado BPM se puede saber el estado actual de una contratación o requisición en segundos.
Reseña basada en el artículo:
Este artículo, escrito por Pedro Robledo y Renato Laurentiis, habla sobre el segundo Estudio sobre la Implantación de las Tecnologías BPM en España, en este, los dos co-fundadores del BPM-Club, describen las tendencias de uso y conocimiento sobre herramientas BPM en España. El Club-BPM es una iniciativa desarrollada por este par de expertos en software y teoría administrativa. Ellos son dos de los principales expertos en tecnologías BPM en España y, tras la fundación del Club-BPM en enero de 2006, este se ha convertido en la principal referencia para estas tecnologías en España y América Latina. Pedro Robledo es Experto en Automatización y Gestión Por Procesos Cofundador y Director Ejecutivo del Club BPM España y Latinoamérica, Laurentiis es Licenciado en Informática por la Universidad Politécnica de Madrid y tiene un Executive MBA de la Universidad de Edimburgo.
A lo largo del artículo, estos dos gurús de BPM describen primero el estado actual de las empresas españolas con respecto al conocimiento y nivel de implementación que estas tienen de BPM (destacando algunos casos exitosos) y luego hablan sobre los beneficios y barreras de BPM que son percibidas por el sector empresarial español.
“Existe aún mucha confusión en cuanto al alcance del BPM, la utilización de metodologías de análisis y diseño, así como las técnicas a emplear para la implantación de un BPM en la empresa.” Esta oración refleja el estado general de las empresas españolas en 2006 con respecto a BPM, evidentemente había mucha confusión, (y sigue habiéndola), puesto que el paso a adoptar una metodología completamente nueva para llevar a cabo los mismos procesos con los mismos objetivos que siempre se han tenido, representa todo un reto, no sólo tecnológico, sino humano. De mentalidad. Usualmente el mayor reto al que se enfrentan las compañías cuando deben reaccionar a un cambio en la dinámica del mercado no es la adopción de nuevas tecnologías, sino la adaptación de sus actores humanos a la nueva herramienta tecnológica. Es dificil venir de un momento para otro a decirle a un trabajador que lleva décadas trabajando en la misma empresa, realizando su labor de una forma arcáica, pero a sus ojos efectiva, que llene formularios o haga las cosas de una forma más sistemática. Ahí se evidencia realmente que el recurso más importante de una empresa: el Recurso Humano. Es el más dificil de moldear. Por otro lado, Robledo y Laurentiis también mencionan casos exitosos en entidades financieras, en el sector de Telecomunicaciones "que utilizan el BPM para Gestión de Pedidos basados en reglas (portabilidad, alta/baja servicios, incidencias...) y los procesos de los Call Centers." , de Seguros "para la Gestión de Siniestros y Pólizas, y además para la gestión de Solvencia.", y de Sanidad "para la gestión de la Historia Clínica única y la integración HL7 entre las diferentes soluciones de un hospital".
“La principal barrera es la presupuestaria que en buena medida viene provocada por la crisis económica, también es importante la barrera del conocimiento de cómo abordar un proyecto BPM y cómo utilizar la tecnología BPM.” Con respecto a las barreras que tienen las empresas españolas para adoptar la metodología BPM en sus procesos, cabe resaltar que tanto el componente económico como la falta de información clara al respecto, influyen para que sean pocas las empresas que adoptan este enfoque en sus procesos generadores de valor. Sin embargo, muchas compañías reconocen los beneficios que la adopción de estas herramientas puede traer, pues según el estudio analizado: el 30,2% de las motivaciones citadas consideran que la principal motivación para implementar soluciones BPM es el incremento de la productividad. Además las empresas encuestadas reconocen los beneficios de las soluciones BPM, y los autores resaltan especialmente tres: "automatizar todos los procesos, de principio a fin (25,3% de las empresas en el estudio perciben este beneficio), acortar tiempos de procesos automatizando tareas repetitivas (24,9%), monitorear y mejorar el rendimiento de los trabajadores (23,2%). "
En conclusión, Laurentiis y Robleado mencionan que “Hay un notorio crecimiento del interés por estas tecnologías y la alta capacidad tecnológica de las diferentes soluciones BPM de los proveedores del mercado.” pero de acuerdo a lo enunciado por los autores, esto no basta para que tengan éxito las empresas que implementen BPM, es necesario que la adopción sea paulatina, y que se cuenten con reglas organizaciones claras y con una cultura empresarial adecuada para poder sacarle provecho a todas las herramientas que BPM proporciona, y que estas no se queden archivadas, o que caigan en desuso.
